Betale faktura 2 ganger

[MarieMarie]

I full forvirring av nytt betalingssystem har jeg klart å betale faktura 2 ganger. Opdaget det en måned etter og ringte bedriften fakturaen kommer fra og de har satt beløpet tilbake på vår konto.

Noe ny i regnskap - så da lurer jeg på; HVORDAN fører man dette i regnskapet?
(da det ikke er noen bilag å forholde seg til - kun en inn-sum / og en ut-sum på kontoen med stort mellomrom i tid.

Kan jeg f.eks registrere samme faktura for 2. gang i systemet for så å linke den mot betalingen - for så "kreditere" den i etterkant?
Kommer ikke på en bedre idè , men denne måten virker litt "ulovlig" ?

(bruker Visma eAccounting)

 

[Tonny Kluften]

Hvorfor må du føre dobbeltbetalingen i regnskapet? Bankkontoen din er ikke det samme som regnskapet.

 

[Steve Cash]

Du fører kort og godt dobbeltbetalingen mot kortsiktige fordringer. F.eks. debet 1570 (eller deromkring) kredit bank.
Når du får pengene tilbake fører mot motsatt vei, debet bank, kredit kortsiktig fordring.
Å føre fakturaen to ganger er feil.
Årsakene til at også dobbeltbetalingen skal føres i regnskapet er at en skal dokumentere alle bevegelser på bankkontoen som står i regnskapet, pluss at saldo med månedens slutt ikke stemmer hvis en først får pengene tilbake måneden etter. Det siste kan en riktignok avstemme på eget skjema, men det er ekstra jobb.

 

[MarieMarie]

Ja, følte også det ble feil å legge inn fakturaen 2 ganger.
Mitt problem her er at alle transaksjoner på banken går automatisk inn i regnskapsprogrammet - noe som letter jobben med føring veldig - MEN som gjør at alle banktransaksjoner må ha "et bilag" å knyttes sammen med før det "forsvinner" vekk fra "bankinskudd lista" til bokført.

 

[MarieMarie]

Går ikke å gjøre som dere anbefaler i Visma.
Derfor ringte jeg de nå.
De sier at jeg må tenke slik:

Bank - Bilag
Utbetaling - Faktura
Utbetaling - Faktura
Innbetaling - Kreditnota

Derfor må jeg da legge inn samme faktura 2 ganger i systemet - for så å betale den ene - for så å kreditere den med pengene jeg har fått tilbake.

Dette blir jo samme prinsipp som jeg skrev i første innlegg - så nå ble jeg noe usikker her siden Steve Cash sier at Å føre fakturaen to ganger er feil.....

Vil jeg da gjøre noe ulovlig? De hadde ingen andre alternativer jeg kunne velge...

 

[Steve Cash]

Er det slik at du importerer transaksjonen fra bank til regnskapssystem automatisk, med kid-nummer og alt som hører til? I så fall er det kanskje vanskelig å styre bokføringen mot en annen konto enn det som er tenkt. Men at en skal måtte utgiftsføre en faktura to ganger fordi en uheldigvis har dobbeltbetalt høres veldig rart ut. Det er ikke helt uvanlig at noen dobbeltbetaler.

Tenkt eksempel: En dobbeltbetaler kr. 125 000 (100 000 pluss mva kr 25 000) i slutten av februar, og får pengene tilbake i begynnelsen av mars. Hvis en har tomåneders mva-terminer kommer ut- og innbeløp i hver sin termin. Og så skal altså Visma tvinge en til å trekke fra 25 000 for mye i termin 1 for å betale det tilbake i termin 2? Dette tror jeg rett og slett ikke noe på, selv om jeg aldri har brukt Visma. Det må finnes en annen måte å gjøre dette på. Selv om en overstyrer mva-koden, og ikke trekker mva, så rapporterer en i alle fall 100 000 feil resultat i januar, med mindre enn også setter opp 100 000 i lager! Om det er ulovllig å gjøre en slik feil ubevisst har jeg ingen kilde for, men hvis en gjør det bevisst fordi regnskapssystemet er rigid, så høres det ikke bra ut. (Hvis begge transaksjonene skjer i samme måned, så blir det jo ingen feilrapportering, så da er det ikke så galt.)

Jeg tror at noen hos Vismas support som vet mer enn den du snakket med, eller noen her som har erfaring med systemet må kunne si noe om hvordan en får til dette.

Om ikke annet må det da gå an å føre beløpet mot leverandør, uten samtidig å kostnadsføre to ganger?

 

[Pong]

Har ikke sans for at alle transaksjoner på bankkontoen importeres *automatisk* til regnskapsystemet. Hva hvis folk begynner å spamme kontoen med 10 øre-overføringer?

 

[Steve Cash]

Helt i orden hvis du gjør det ti millioner ganger, Pong. Skal du ha kontonummeret mitt?

Nei, det har åpenbart sine ulemper.