Utlegg/tilbakebetaling ført på en konto?

[sentjo]

Jeg har nylig tatt over regnskapsføringen i en linjeforening, og har i den forbindelse et spørsmål angående regnskapsføring:
Vi får ofte besøk av bedrifter som holder presentasjon for oss, når de gjør det tar linjeforeningen betalt, samtidig som bedriften serverer mat til studentene. I den forbindelse sender vi ut en faktura til bedriftene, der "varene" vi tar betalt for er koblet opp mot to kontoer. Betalingen til linjeforeningen kobles til en balansekonto kalt "Bankinnskudd", og dette er greit.

Men linjeforeningen legger ut for maten som bedriften serverer, og dette kobles mot en utleggskonto. Når bedriften betaler fakturaen går dette inn på en inntektskonto. Problemet som da oppstår er at dette kommer opp som hhv. utgift og inntekt i budsjettet, noe som er misvisende, da det kun er et midlertidig utlegg.

Jeg lurer derfor på hvordan dette kan føres regnskapsmessig korrekt? Kan jeg opprette en ny konto i regnskapet, hvor jeg fører utlegget som debet og tilbakebetalingen som kredit? Og hvilken type konto skal dette i såfall være (aktiva, passiva, balanse)?

Tusen takk!

 

[Kontoristen]

Jeg har problemer med å forstå terminologien i spørsmålet ditt, for når du henviser til at en betaling "kobles til" en konto i regnskapet, er antakelig dette en debet eller kredit føring.

På generelt grunnlag kan jeg si at dersom det her er snakk om rene utlegg, så skal disse i prinsippet balanseføres som en kortsiktig fordring. Det er imidlertid viktig at denne kontoen avstemmes ofte slik at det ikke blir liggende inntekter eller utgifter her som ikke kommer til uttrykk i resultatregskapet.

 

[sentjo]

Ser at jeg kanskje var uklar når jeg sa at en betaling "kobles" til en konto.

Det jeg prøvde å si er at når linjeforeningen betaler for bespisning så har dette blitt gjort som debet på en utgiftskonto. Når jeg skriver faktura til bedriften legger jeg inn en vare som da føres som kredit på en inntektskonto.
Altså blir det slik:
Linjeforeningen legger ut for mat:
Debet - utgiftskonto
Kredit - bankkonto

Overført faktura
Debet - kunde
Kredit - inntektskonto

Innbetalt faktura
Debet - bankkonto
Kredit - kunde

Totalt ender jeg da med debet på utgiftskonto og kredit på inntektskonto. Det vi ønsker å unngå er at dette føres som inntekter og utgifter på resultatregnskapet, da det kun er et midlertidig utlegg. Linjeforeningen har ikke en stor økonomi, men inntekter og utgifter øker med over 100% når vi fører slik vi gjør i dag.

Jeg tenker at det kanskje er mulig å opprette en konto der utlegget føres som kredit og tilbakebetalingen som debet?

 

[Kontoristen]

Linjeforeningen har ikke en stor økonomi, men inntekter og utgifter øker med over 100% når vi fører slik vi gjør i dag

Har det noe å si om inntekter og utgifter øker da? Er jo overskuddet som er interessant! Har du f.eks 100 kr i inntekter og 100 kr i utgifter, så går resultatet i null

Jeg tenker at det kanskje er mulig å opprette en konto der utlegget føres som kredit og tilbakebetalingen som debet?

Det enkleste er om du sender faktura og merker denne som betalt.

 

[sentjo]

Har det noe å si om inntekter og utgifter øker da? Er jo overskuddet som er interessant! Har du f.eks 100 kr i inntekter og 100 kr i utgifter, så går resultatet i null

Det har noe å si fordi vi søker om støtte til visse tiltak i linjeforeningen. Hvor mye støtte som mottas avhenger blant annet av størrelsen på vår økonomi, og den vil se kunstig stor ut pga disse utleggene.

Det enkleste er om du sender faktura og merker denne som betalt.

Vi sender allerede faktura ut til bedriftene, der kontoen som krediteres er en inntektskonto. Det jeg ønsker å gjøre er å debetere det jeg best kan forklare som en balansekonto/utleggskonto når vi gjør utlegget, for så å kreditere den samme kontoen i fakturaen som vi sender ut. Jeg vet bare ikke hvilken type konto dette skal være i regnskapsprogrammet.

 

[sentjo]

Er det noen som kan hjelpe meg med hvilken kontotype jeg skal bruke her?
Kontotypene som finnes i regnskapsprogrammet jeg bruker (Mamut daTax) er:
Balanse, Aktiva, Passiva, Inntekt og Utgift.