Orden i sysakene

[rune69]

Et stadig tilbakevendende problem for meg når jeg ordner regnskapet annenhver måned:

Scenario er slik:

a. regnskapsfører får alle papirer fra meg på utskrift annenhver måned noen dager før mva skal betales.

b. jeg fører egen separat liste med oversikt over hva inn/ut i hht. kontoutskrift er for noe.

c. la oss si jeg får inn en faktura med dato 25.10 som har forfall 12.11. Denne skal selvsagt inn i "bolken" for sep-okt (mva-innbetaling des) og plasseres der av meg.

d. når jeg så i januar sitter med regnskapet for nov/des, legger jeg nok en gang ved faktura fra 25.10 fordi den er angitt på kontoutskriften for nov. Går ut fra at regnskapsfører har kontroll på dette, i motsetning til meg...

e. noen ganger er jeg flink og "klargjør" november samtidig som jeg ordner sep/okt (altså nå i begynnelsen av desember) - da markerer jeg "aktiviteten" i november med "(faktura befinner seg i sep/okt) - og alt er greit.

Men jeg er ikke alltid like strukturert, noe som fører til endel forvirring hos meg i alle fall.

Noen forslag til hva jeg kan gjøre? Det er ikke aktuelt å endre på regnskapskontorets måte å gjøre arbeidet på (altså papir, utskrifter og slikt).

 

[AnneB]

Dette har jeg egentlig grei kontroll på ved å levere alle fakturaer i henhold til fakturadato.

DVS alle fakturaer som er datert for fakturadato innenfor gitte momsperiode blir sendt til regnskapsføreren for den perioden. Har jeg noen fakturaer med LANG betalingsfrist som ennå ikke er betalt, legger jeg den til side for neste oppgjør - eller legger den til forfall i banken og sender den med.

Det har fungert greit for meg i 9 år nå...

Regnskapsføreren bør forøvrig oppdage det også, for hvis en faktura føres 2 ganger vil jo ikke banken stemme.

 

[rune69]

Selvsagt går jeg ut fra at regnskapsføreren har full kontroll, det er vel heller meg selv det står på. Jeg kan i alle fall ikke "legge fakturaen til side" - fordi fakturadato jo tilsier at en spesifikk faktura tilhører en annen "momsperiode".

Så spørsmålet er vel mer hvordan jeg kan bli flinkere til å holde oversikt...

 

[Steve Cash]

Tja, hvis du selv mener du ikke har god nok kontroll, og mener det er nødvendig å gjøre noe med det, så spør regnskapsføreren hvordan han/hun vil ha bilagene sortert og levert. Jeg har et par kunder der det er ganske mye jobb med sortering av bilag før jeg skal begynne bokføringen, det løper selvfølgelig på noen ekstra timer.

Oppdragsavtalen skal si noe om når bilagene skal leveres, du skriver at du leverer noen dager før mva skal betales. Det gir ikke regnskapsføreren mye tid til å gjøre jobben, og hvis det medfører overtid, så blir antakelig regnskapet dyrere. Pluss at jo tidligere regnskapet blir ført, jo bedre oversikt får en.

Hvordan en sorterer bilag varierer litt, i små regnskap legger en gjerne bilagene etter dato innenfor måneden, og fører både kostnad og betaling på samme bilagsnummer, bortsett fra de bilagene som ikke er betalt i måneden (eller i mva-terminen). Denne metoden passer likevel dårlig for litt større regnskap, og passer og dårlig ved to-måneders mva. I slike regnskap er det best å legge forskjellige bilagstyer for seg, med et skilleark mellom, f.eks. slik:
1. Utgående fakturaer
2. Innbetalinger av utgående faktuaer, dvs. bankbilag.
3. Inngående faktuaer
4. Bank ut
5. Kasse/diverse/lønn mv.

Nå blir det riktignok mindre og mindre vanlig at en mottar en bankgirodel sammen med fakturaene, men da bruker jeg enten bankutdraget som dokumentasjon, eller jeg tar en kopi av fakturaen, stempler den med "kopi" og legger den blant bankbilgene. Det kan lønne seg hvis det ikke står klart på bankutdraget hvem en har betalt til. Det er også lurt å gjøre det hvis du holder igjen en gjenpart til neste måned/mva-termin. Da vet både du og regnskapsføreren at dette ikke er originalfakturaen, og det reduserer faren for dobbeltføring. En regnskapsfører skal klare å unngå dobbeltføring av kostnader eller inntekter uansett, men hvis du legger nok feller for den som fører regnskapet, så går han i en av dem til slutt. (Etterhvert vet jeg jo hvem som er rotehuer, og følger litt ekstra med der, men likevel.) Dessuten finnes det en egen avdeling i helvete for regnskapsførere som leverer inn mva-oppgaven uten å ha sjekket kunde- og leverandørreskontro først. Jeg satser på å ikke havne der.

Ellers er jo elektronsik overføring mellom ditt fakturasystem og regnskapsførerens økonomisystem en bra ting. For det første er det i grunnen meningsløst å først taste noe inn i én datamaskin, skrive det ut på papir og taste det inn i en ny, for det andre så reduserer det faren for feil.

OCR ved innbetaling og elekronisk remittering ved betaling er også fint. Det sparer tid og reduserer feil. Akkurat dette er nok i overkant for veldig små regnskap, men du kan jo legge inn fakturaer i nettbanken på forfall fram i tid med en gan du går dem, og deretter legge fakturaen i bilagsmappa så er jobben gjort.

Eventuelt kan du legge originalfakturaen i bilagsmappa med en gang, og sette giro eller kopi av faktura i en egen mappe med skilleark nummerert fra 1-31 i en egen mappe. Da har du samtidig en forfallsmappe, og så legger du betalingsbilaget under riktig skilleark i bilagsmappa når du har betalt i nettbanken.

Jeg vet ikke dette er nyttig for deg, men dette har i alle fall funnet ut at slike rutiner fungerer.

 

[rune69]

Sorteringen er det ingen ting i veien med, der har jeg fått klare anvisninger hvordan regnskapsføreren ønsker det.

Vi ønsker ikke å gjøre for store endringer, er superfornøyd med vår regnskapsfører og "gamlemåten" som det gjøres på.

Skal ikke mye endring til for at jeg blir fornøyd og jeg tenker dette er noe jeg blir fornøyd med:

Eventuelt kan du legge originalfakturaen i bilagsmappa med en gang, og sette giro eller kopi av faktura i en egen mappe med skilleark nummerert fra 1-31 i en egen mappe.

Takk!