@stela
Jeg tror vi savner noen opplysninger om omtrent hvilken bransje det dreier seg om. Svarene har lett for å bli generelle istedenfor spesifikke, og er vanligvis vinklet fra personenes egne erfaringer. Dette er bra nok hvis erfaringene er noenlunde i nærheten av problemet du ønsker å løse, men du risikerer også svar som bommer.
hawkbay foreslo et miljø med selvstendig næringsdrivende, f.eks. et kontorfellesskap. Jeg hadde tenkt å foreslå noe av det samme, men bare som "en mulig løsning". Det er ikke alle løsninger som er like godt egnet for alle i hvert eneste tilfelle.
sta har egne erfaringer med dette mentorprogrammet. Det er tildels tilpasset bedrifter av en viss type og med visse ambisjoner, f.eks. om vekst i utlandet. Jeg fikk også samme inntrykket da jeg sjekket nettsidene - at det var veldig rettet mot teknologi-bedrifter.
Personlige erfaringer
Jeg brukte også todo-lister. Disse fungerer greit hvis du har stor arbeidsmengde og må organisere tiden på bestemte måter for å rekke alle oppgavene. De fungerer dårligere hvis du "lager" unødvendige oppgaver, altså hvis det blir et planleggingsskjema over ting du gjerne skulle utført - langt fremover i tid. Ihvertfall fungerte det dårlig for MEG, jeg trives bedre med mindre strukturert planlegging. Det holder med å planlegge neste dag, ikke flere uker fremover.
I salgsjobber har jeg hatt budsjetter å forholde meg til, altså et salgsmål for 3 måneder fremover i tid, tilpasset sesong (basert på resultat i foregående år) - dvs. at vi vet omtrent hvor mye vi må selge pr. uke/måned. Budsjetter er bare et hjelpemiddel, dvs. at vi avviker fra planene relativt ofte. Tempoet er ofte litt høyere i begynnelsen av perioden, for ikke å havne på etterskudd.
I sjåførjobber med stort arbeidspress har jeg brukt todo-lister for en dag av gangen. Der har jeg hatt anledning til å flytte oppgaver til neste dags liste ved behov, vanligvis for å kunne utnytte tiden bedre. Det spesielle i en av disse jobbene var at jeg fikk nye oppgaver 3 ganger i løpet av arbeidsdagen, dvs. at det var umulig å planlegge en full dag på noe tidspunkt. Todo-lister bør altså tilpasses arbeidssituasjonen.
Som "hobbyprogrammerer" i 5 år avsatte jeg tid til å loggføre oppgaver og fremgang. Hensikten var å forhindre arbeidet i å "skli ut". Det vil si at jeg kunne kaste et blikk bakover i tid for å se om jeg jobbet rasjonelt. Planleggingen fremover i tid ble basert på dette. Annen planlegging fremover i tid fungerte mindre bra, det hadde lett for å bli bare "planer" som ikke ble gjennomført. Planlegging fungerer altså dårligere hvis man ikke er godt kjent med oppgavene på forhånd.
I andre typer oppgaver har jeg brukt metoder for å avgrense tiden jeg bruker istedenfor å utnytte tiden. Arbeidsoppgavene blir avgrenset til helt bestemte oppgaver, mens tiden jeg bruker er litt mer fleksibel. Hensikten med dette er å forhindre at jeg "produserer" arbeidsmengde som egentlig ikke er viktig. Metoden er mest brukt i tilfeller hvor andre styrer fremdriften, altså hvor jeg må regne med masse utsettelser som ligger utenfor min kontroll. Da funker det veldig dårlig med planer for å utnytte tiden effektivt. Jeg måtte isteden sørge for å ha tid ledig til oppgavene.
Personlig foretrekker jeg å dele året inn i 4 perioder på 3 måneder, uansett om jeg planlegger fremover i en salgsjobb eller sjekker resultater i ettertid. 3 måneder er akkurat passe tid for å planlegge "neste periode" eller sjekke "foregående periode" - en slags hovedsjekk 4 ganger i året på om man "er på sporet" eller ikke. Metoden gjør at man kan "nullstille seg" og starte på ny frisk med jevne mellomrom, f.eks. med visse korrigeringer av planene. "Året" behøver nødvendigvis ikke dreie seg om kalenderår, og periodene behøver ikke nødvendigvis være på 3 måneder heller. Erfaringen er fra en jobb som hadde mesteparten av omsetningen i perioden september til februar, hvor vi planla et annet tempo i disse månedene. Planleggingen ble da delt inn "før jul" og "nyåret". Resten av året hadde annen type planer.
Eksemplene jeg nevner viser at ulike oppgaver/situasjoner kan kreve ulike løsninger. De aller fleste situasjonene hadde et visst behov for å kunne planlegge litt langsiktig (uten å overdrive), og et visst behov for å kunne hente ut erfaringer fra foregående periode eller år. Noen av situasjonene tillot langsiktig planlegging, mens andre krevde evne til å ta ting på sparket. I noen situasjoner kan avgrensning av oppgaver være mer fornuftig enn å prøve å utnytte tiden (bedre å gjøre det bra på noen få områder enn å gjøre mye).