Hei
Det å skrive ting på en post-it-lapp kalles sekundærdokumentasjon og anbefales i utgangspunktet ikke brukt som bilagsføring i et regnskap. Jeg vil kalle det primærdokumentasjon om du tar utskrift av hver varebestilling og bilagsfører disse hver for seg. Så du må regnskapsføre litt mer nøyaktig enn opprinnelig planlagt.
Husk at dokumentasjon har langt høyere prioritet enn egenskrevne notiser. Er ikke 100% inne på dokumentasjonsdelen av regnskap enda, men vet at en utskrift av en kvittering fra en butikk er mer tungtveiende enn en egen kjøpsrapport. Alt kan manipuleres, men man tar alltid utgangspunkt i at det ikke er manipulert til å begynne med. Et bokettersyn vil uansett med stor sannsynlighet avdekke slik eventuell svindel, derfor går man god for utskrift av kvitteringer (utgående og inngående).
Husk at du også skal regnskapsføre vare_kostnaden også, ikke bare vareutgiften, hvis du skal foreta en fullstendig regnskapsføring. Men vet ikke hvor mye du har tenkt å ta med. Varekostnaden er endringen av varelageret ditt, regnet som kostpris. Da tar du utgangspunkt i hvor mye varene dine kostet i innkjøpspris eks mva, eventuelt ink mva om du ikke er mva-pliktig.
Vareutgiftene er hvor mye du har betalt for nye varer i løpet av perioden, men sier ingen ting om endringen (kostnaden) av varelageret.
Varekostnad har ikke noe med å si hvor mye du har solgt eller kjøpt hver for seg men regnes som (tatt fra s105 i Årsregnskapet - en grunnleggende innføring, Trond Kristoffersen):
Vareutgift - Økt varebeholdning = Varekostnad
dersom beholdningen er redusert blir det
Vareutgift + redusert varebeholdning = Varekostnad
Som i matematikken kan man slå sammen uttrykket og sette det opp på en litt annen måte, kanskje du foretrekker dette, som vil vise samme svar:
Varekostnad = vareutgift + beholdning start av periode - beholdning slutt av periode
Det anbefales videre at du deler opp hver innbetaling som ett bilag og ikke samler så betydelige dokumenter.
Håper det var litt til hjelp : )
