Problemet for de fleste, tror jeg, er at de ikke har peiling på hva prioriteringene deres er basert på. Når man tar et moralsk, politisk eller religiøst valg (osv.) så har man enten en moralsk, religiøs eller politisk overbevisning i bunn. Men når det gjelder prioritering av et gjøremål er dette et område mange ikke har noen filosofi på, og da vil prioriteringene gjøres tilfeldig og sprike i alle retninger. Med GTD får man et slags fundament der man vet på forhånd hva som er den beste måten å prioritere og organisere oppgavene på.
Jeg liker den enkle tankegangen om at alt som kan gjøres på 2 minutter eller mindre gjøres der og da. Alt som kan delegeres skal delegeres. Alt som ikke kan gjøres noe som helst med, slettes eller arkiveres som dokumentasjon. Har man en fast, liten rutine på hvordan man går gjennom gjøremål og papirer som hoper seg opp på pulten og i innboksen, blir det utrolig mye enklere og kjappere å finne ut hva som skal gjøres med dem. Det var først etter at jeg begynte med GTD og webtjenesten Nirvana jeg klarte å tømme innboksen på gmail fullstendig.
To ting jeg liker spesielt bra med å bruke GTD ved hjelp av en nettjeneste:
1) Gruppere oppgaver: Du hiver på tags el.l. som gjør at hvis du skal i nettbanken så vet du med en gang hva som skal gjøres der, ved å klikke på knappen "bank".
2) Prioritere etter tidsbruk: Du velger antatt tid som trengs for å løse oppgaven. Har du 10 minutter før middagen er klar kan du f.eks klikke på "5 min" og få ferdig to oppgaver. Det er bare å begynne på toppen av fem-minutters-lista og jobbe seg nedover. Hadde du hatt ti minutter ledig tid med en haug vanlige lister som tekstdokumenter hadde du ikke fått gjort særlig mye, fordi det ville tatt for lang tid å finne riktig oppgave som passet perfekt der og da.
Kombinasjoner av paramatrene "tidsbruk", "prosjekt" og "kontekst" (det sistnevnte gjelder ved gruppering av oppgaver, som bank, telefon, møter, fakturering, osv.) gjør at du med et par klikk kan filtrere ut neste oppgave i prosjektet "XYZ" som involverer en telefonsamtale, og tar 3 minutter å gjøre.
