Når det gjelder faktura laget i Excel så er det bare såvidt det er lovlig dersom man skal følge bokføringsloven (og tilhørende forskrift).
§ 5-1-3. Nummerering av salgsdokumentet
<dato>FOR-2004-12-01-1558</dato> Forskrift om bokføring.
Faktura skal nummereres med en maskinelt tildelt sekvens ELLER tykkes på forhåndsnummererte blanketter. Grunnen til det er enkel og forståelig. Kostnader som man ønsker fradrag for er i skatteyters interesse å få inn i regnskapet. Når det gjelder å etterprøve at alt salg er ført i regnskapet er det vanskeligere, og skatteyter har motiv for å "glemme" å ta med en faktura. Brukes det maskinelle etterprøvbare nummerserier så er det lett å se at det er "hull" i nummerserien, og det er typisk ting som blir kontrollert.
Lager man faktura i Excel er dette helt greit, men skal man da følge forskriften så må man bruke forhåndsnummererte blanketter. Det betyr også at dersom man har utstedet en faktura som er feil eller av andre grunner ikke skal betales må den krediteres (kreditnota) slik at man får en motpost i regnskapet som nuller den opprinnelige faktura, evt deler av denne dersom man har fakturert for mange enheter eller for høy pris.
Det er selvsagt slik at de fleste systemer kan manipuleres (tilbakestille tellere og slette føringer i hovedbok) dersom man absolutt vil. Men med ett regskapssystem er det mye vanskeligere å gjøre enn det er i Excel.
Dette er litt flisespikeri men det er greit å vite hva forskriften faktisk sier.
Ellers er jeg ening med Tong i at man sparer seg mye bry om man ikke kjøper noe som må aktiveres og avskrives og at man klarer unngå utestående krav over årsskiftet.
Gjør du som Tonny sier så havner du sjelden i problemer
