Bruker ikke Excel selv, men her er et eksempel på hvordan det bør gå an å gjøre dette:
http://www.olafsolstrand.no/diversetull/eksempelregnskap.xls
Forklaring: Jeg har brukt en ganske standard kontoplan - brukte denne,
FORSLAG TIL KONTOPLAN FOR AKSJESELSKAPER men mener at numrene er de samme som i generell kontoplan. Er ikke 100 % sikker på at jeg har satt riktig nummer på momskontoene, men tror det.
Har ikke satt opp alle kontoene i dette eksempelregnearket, men bare de du trenger. Skulle jeg ha satt det opp for meg selv ville jeg ha tatt med en del flere kontoer, men langt fra alle (det er ganske mange kontoer småbedrifter ikke egentlig har bruk for).
En rask overtelling viser at for de transaksjonene du har gjort i januar måned trenger du åtte kontoer:
- Eiendeler:
- Kundefordringer (1500)
- Bankkonto (1920)
- Egenkapital og gjeld:
- Egenkapital (2050)
- Leverandørgjeld (2400)
- Utgående merverdiavgift, høy (2700)
- Inngående merverdiavgift, høy (2710)
- Salgsinntekt:
- Salgsinntekt, avgiftspliktig (3010)
- Driftskostnader:
For eiendelskontoer betyr debet at dine eiendeler øker (du blir rikere) og kredit at dine eiendeler synker (du blir fattigere). For gjeldskontoer betyr kredit at gjelda øker, og debet at gjelda synker. Egenkapitalkontoen føres som en gjeldskonto, det vil si at kredit betyr at egenkapitalen øker og debet betyr at egenkapitalen synker. For inntektskontoer betyr kredit at du tjener penger, og for kostnadskontoer betyr debet at du bruker penger. For hver transaksjon skal total kredit tilsvare total debet.
1. januar: Du sender en faktura til kunden. Som et resultat av dette skylder kunden deg 20 000 kroner. Kontoen kundefordringer øker dermed med 20 000 kroner (debet). Men ikke alt dette er salgsinntekt: Produktet du har solgt koster bare 16 000 kroner, resten er moms som du skylder staten. Derfor fører du 16 000 kroner i kredit på inntektskontoen (3010) og 4000 kroner i kredit på gjeldskontoen for utgående merverdiavgift.
3. januar: MERK - denne fakturaen skal ikke føres på den datoen du mottar den, men på datoen som står oppført på fakturaen. Det øyeblikket Telenor printer fakturaen begynner du nemlig å skylde dem penger.
Dette er det samme som over, bare omvendt: Du får en faktura, og dermed står du i gjeld til leverandøren. Du skylder Telenor det beløpet som står på fakturaen: 500 kroner. Dette er en reell kostnad du har, og du kan derfor føre de pengene du har brukt på telefon på en kostnadskonto - og riktig konto for telefon er konto 6900. Men vent litt - du har ikke brukt 500 kroner på telefon, du har brukt 400 kroner på telefon, den siste hundrelappen er merverdiavgift. Så du krediterer leverandørgjeldkontoen med 500 kroner, samtidig som du debeterer telefonkontoen med 400 kroner og kontoen for inngående merverdiavgift med 100 kroner.
5. januar: Du betaler regningen din hos Telenor. Da går det 500 kroner ut av bankkontoen din, så der må du kreditere 500 kroner. Men samtidig synker gjelda di hos Telenor til 0, så du kan debetere leverandørgjeld med 500 kroner.
7. januar: Du tar ut 10 000 kroner fra konto. Da skal du selvfølgelig kreditere 10 000 kroner fra bankkonto. Men hva skal du debetere? At du velger å ta ut penger til private formål er ikke en kostnad, så du kan ikke bruke en kostnadskonto - og pengene går heller ikke til betaling av gjeld eller inn i andre eiendeler. Så det du må debetere her, er egenkapitalen: Du velger å ta ut 10 000 kroner fra firmaet uten at disse pengene går inn i en annen del av firmaet, så derfor synker egenkapitalen med 10 000 kroner.
30. januar: Kunden betaler sin faktura på 20 000 kroner. Det betyr at du får 20 000 kroner inn på bankkontoen (noe som igjen betyr at du kan debetere bankkonto med 20 000 kroner), og det betyr også at kunden ikke lenger skylder deg 20 000 kroner (noe som igjen betyr at du kan kreditere kundefordringskontoen med 20 000 kroner).
Si fra om noe av dette var uklart eller om du har tilleggsspørsmål, så forsøker jeg å forklare så godt jeg kan.
Legg forresten spesielt merke til at kundefordringer er en eiendelskonto. Det betyr at det øyeblikket du sender fra deg en faktura, regner skatteetaten fakturabeløpet som dine penger. Så om du sender ut fakturaer for en million 30. desember og du ikke får inn disse pengene før i januar, vil du måtte føre opp denne millionen som formue på selvangivelse til tross for at bankkontoen er tom.
