Elektronisk kjørebok

Hvis formålet er å loggføre når de ansatte kjører og hvor mange kilometer, så gjøres dette for å dokumentere at bilene ikke blir brukt til privat kjøring. Dette har betydning for skattereglene, fordi den ansatte må trekkes ekstra i skatt hvis arbeidsbilene skal brukes privat. Arbeidsgiveren har en plikt til å dokumentere at bilene ikke brukes privat, og elektronisk kjørebok er en måte å gjøre dette på.

Flåtestyring

I en del virksomheter kan det være behov for flåtestyring på den måten at arbeidsgiveren til enhver tid vet hvor de ansatte befinner seg slik at den som er nærmest kan sendes hvis det kommer inn et nytt oppdrag. Dette behovet kan foreligge når det for eksempel er mange sjåfører og virksomheten ofte får hasteoppdrag.

Når GPS er installert med denne begrunnelsen, er det ikke lov å benytte de elektroniske sporene til noe annet. For eksempel kan ikke arbeidsgiveren bruke opplysningene til å kontrollere om sjåførene velger den kjøreruta de har fått instruks om å velge, sjekke om de tar lange pauser eller lignende.

Viktig med god informasjon

Om arbeidsgiveren har adgang til å printe ut GPS-data, avhenger derfor av hva som er begrunnelsen for å bruke GPS, og hva de ansatte har fått beskjed om på forhånd.

Det er virksomheten selv som må gjøre vurderingen av hva som er nødvendig. Når slike kontrolltiltak ønskes innført, skal de først drøftes med de tillitsvalgte og alle ansatte skal ha informasjon om tiltakene. I denne prosessen skal arbeidsgiveren presentere hvilke presist angitte formål som ligger til grunn for kontrolltiltakene. Dette vil være styrende for hva opplysningene kan brukes til i etterkant. Kontrollen skal heller ikke være uforholdsmessig inngripende i de ansattes personvern.

Regelverk

Før en virksomhet begynner å bruke elektroniske sporingsenheten må de kjenne til hvilke plikter de har. Bruken er regulert i følgende lovverk:

• Arbeidsmiljøloven – regulerer på hvilken måte et kontrolltiltak skal drøftes med de tillitsvalgte og informere de ansatte før det iverksettes.
• Personopplysningsloven – regulerer nærmere arbeidsgiverens plikter samt arbeidstakernes rettigheter. Dette gjelder blant annet arbeidsgivers plikt til å sikre en tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Klikk her for å lese mer om GPS sporing i yrkesbiler og transportbransjen