Tips til deg som skal starte med fakturering
Disse tipsene gjør deg bedre i stand til å håndtere fakturering av kunder for varer og tjenester.
Begynn nederst
Når man først har startet et firma er det mange som kvier seg for å sende ut en faktura med tallet 1. Det kan virke til at firmaet er nettopp nystartet, og noen synes det er flaut å bruke dette tallet. Tvert i mot er dette ikke noe problem, og det gjør det med ryddig og enkelt å lete gjennom fakturaer i tiden framover. Husk at tallet 1 kun er midlertidig og at det vil bare fortsette å stige.
Vær også forsiktig med å blande inn unødvendig informasjon. Eksemplene på dette er mange, og typisk vil noen bedrifter blande inn koder for navn, årstall og adresse. Dette er klundrete og gjør kun ting vondt verre. I stedet er det best å forholde seg til et enkelt tall. Framfor å skrive 1232015 burde du i stedet kun bruke 123.
Ikke endre informasjon
Det er forbudt å fjerne fakturaer fra fakturaprogrammet, og dette skyldes at man ikke skal kunne manipulere regnskapene. For å fjerne, eller senke en faktura er man nødt til å utstede det som kalles for en kreditnota. Denne vil enten reversere hele fakturaen eller fjerne en del av summen. Regnskapsloven er strengt på dette området, og dersom man blir tatt med buksa nede kan straffene være betydelige.
Vær også forsiktig med å legge inn for mye informasjon i fakturaen. Det er alltid smart å skrive inn kundeinformasjon, hvilke varer som ble solgt og prisen. Derimot burde du ikke fargelegge fakturaen grønn, blå eller rosa, og unngå utstrakt bruk av bilder og maler som er urelatert til bedriften din. Selger du blomster burde du unngå å plassere store bilder av produktene på fakturaen.
Bruk meldingsboksen aktivt
Gammel faktura
Alle fakturaer har plass til meldinger, og dette feltet burde brukes for å gi beskjeder til kunden. Ved å legge inn beskjeder kan du unngå potensiell misforståelser i tillegg til å gi annen informasjon. Det er vanlig for mange firmaer å legge inn en nota om rabatt ved tidlig betaling. For eksempel vil man finne en beskjed som sier at kunden får 10% rabatt dersom betalingen gjennomføres innen 10 dager framfor betalingsfristen på 20 dager.
I meldingsboksen kan du også skrive inn informasjon relatert til andre handler. Dersom dette er en revidert faktura burde du skrive dette. For eksempel kan du si noe slikt som dette: «I henhold til tidligere korrespondanse har vi herved redusert den opprinnelige faktureringssummen med kr 250».
Ikke bekymre deg for mye
Når man begynner eget firma og sender ut regninger er det vanlig at man føler begeistring og bekymring til samme tid. Man spør seg ofte om betalingen har tikket inn på konto, og sjekker nettbanken flere ganger daglig. Det er bedre å slappe av, og heller sjekke kontoen én gang hver dag. Ved å være rolig sparer man seg selv for unødvendig stress, og det blir lettere å håndtere den nye hverdagen.
Gratis fakturaprogram
Du trenger ikke å bekymre deg for månedskostnader til fakturaprogrammer hvis du ikke har store og kompliserte forhold, eller samspill med betalte regnskapsprogrammer. Mange firmaer som Debet.no, Conta og andre leverer gratis fakturaprogrammer på nett. Disse programmene har tilleggsfunksjoner som koster noe, men du trenger ikke å bruke disse.