Kostnader er et vitalt område i enhver forretning. De avgjør rentabiliteten, men en nøye vurdering av aktuelle løpende kostnader fastlegger også om en forretnings pengestrøm overhodet er tilstrekkelig til å holde forretningen kjørende. Selv de best lagte finansielle planene kan ødelegges med en uforutsett utgift, som plutselig oppstår, og mangen en revisor har fått et sett nøye regna ut periodisering ødelagt av en uforutsett hendelse.
Et forsiktig blikk på kostnadene viser viss problemområder, som er felles for de fleste forretningene. Kostnader til kjøpte inn varer eller råmaterialer er en av de største synderne. Disse stigninger i kostnadene kan ikke forutses, for selv om vi kanskje kan ha en mistanke om at oljeprisene stiger, har vi ingen muligheter for å vite på forhånd, om eller når en etterfølgende stigning i våre leverandørs transportkostnader kanskje sendes videre til oss.
Et annen viktig område, som er beryktet for overskridelser av kostnadene, er et firmas it-avdeling. Det kan være mange slags problemer her, f.eks. kostnader ved utskiftning av PC-er eller pc-komponenter, som er i stykker, kostnader til uventede oppdateringer av maskinvare og innkjøp av ytterligere programvare eller fornyelse av erhvervsbrukerlisenser.
Hva kan det gjøres for å minske følgene av disse uventede begivenhetene?
Hva angår kostnader til lager og materialer, er det ikke mulig å unngå stigninger i kostnadene. Det, som likevel bør gjøres, er å budsjettere med en stigning på forhånd. Det er ingen særlig hard og rask metode å gjøre det på, men hvis man f.eks. planlegger at oljekostnadene stiger med f.eks. 4 % i neste kvartal, selv om man kanskje ikke merker det direkte, kan man planlegge en stigning på 4 % i sitt budsjett. Selv om det umiddelbar vil påvirke den beregnet pengestrømmen med 4 %, står man, hvis det ikke er noen stigninger i kostnadene ved råmaterialer, med et uforventet overskudd ved kvartalets slutt… og det må være noe bedre enn et uventet underskudd!
Hva angår it-kostnader, vil det alltid være et element av uforutsigelighet, som det er umulig å ta høyde for på forhånd, så som PC-er, som går i stykker, men det finnes en måte å minske nesten alle andre løpende it-kostnader til et kvantifiserbart månedlig tall på ved å bruke en desktop-løsning.
De ovenstående eksemplene dekker de to områdene, som er tilbøyelige til å utgjøre de største forhindringene i å stille opp budsjettplan. Heldigvis kan andre kostnader for det meste fastlegges, før et prosjekt settes i gang. Som eksempel har jeg valgt bransjen for oversettelsestjenester. Et stigende antall virksomheter driver handel i utlandet, og derfor er behovet for oversettelsestjenester også vokst tilsvarende. Hjemmessiden Priser gir et godt eksempel på, hvordan et besøk på en hjemmesside gjør det mulig å fastsette en pris på et prosjekt på forhånd, betale og dermed fastsette kostnadene på forhånd – ingen skjulte overraskelser.
Hvis du vil ha, at ditt firma stadig skal kjøre om et par år, så pass på dine kostnader, legg et godt budsjett, og hold øye med de ubehagelige overraskelsene!
Teksten du akkurat har lest er oversatt fra engelsk og kan inneholde opplysninger som ikke gjelder for norske forhold.
- Laster aksjedata...
