Online regnskap = effektivt

Som selvstendig næringsdrivende er man helt avhengig av effektive administrasjonsløsninger, som samtidig helst ikke bør koste for mye. Med dagens moderne webteknologi er det relativt enkelt å utføre flere dagligdags administrative oppgaver, som regnskap, fakturering og betalingsoppfølging, online, noe som ofte kan redusere både kostnadene og tidsbruken betraktelig. Tiden der man samlet alle bilag i en plastpose og dro på besøk hos regnskapsføreren, er for mange for lengst forbi. Det finnes idag firmaer som tilbyr en komplett portefølje av webbaserte administrative løsninger for mindre bedrifter, til en rimelig pris.

Automatiser regnskapsføringen
En av de stedene det er mest å hente på å ta ibruk online løsninger, er innen regnskapsføring. Istedenfor med jevne mellomrom å levere alle bilag til regnskapsfører, som deretter manuelt må sitte å taste inn detaljer om hvert enkelt, i regnskapssystemet, er det nå mulig å scanne alle bilag, overføre dem til et webbasert regnskapssystem og få store deler av bilagsføringen utført automatisk.

www.Xledger.no og www.24sevenoffice.no er begge selskaper som tilbyr en tjeneste der du ganske enkelt laster opp de scannede bilagene til systemet og resten foregår automatisk. Systemet leser selv bilaget, registrerer KID-nummer, kontonummer, beløp, forfallsdato, etc, og registrerer dette i regnskapssystemet. Alt regnskapsføren trenger å gjøre, er å føre bilaget mot rett konto i regnskapet.

Ikke bare sparer dette mye tid for regnskapsføren, og dermed kostnader for deg, like viktig er det at du til en hver tid har et oppdatert og ajourført regnskap, noe som gjør budsjettering og økonomistyring betydelig enklere. Jeg har personlig brukt et slikt webbasert regnskapssystem de siste årene og erfart hvor viktig det er med oppdaterte regnskapstall. Selv har jeg blitt så avhengig av dette ifbm. den daglige likviditetsstyringen, at jeg aldri kommer til å gå tilbake til tradisjonell «offline» bokføring.

Fakturering og betalingsoppfølging
Et annen dagligdags gjøremål der det er rom for store effektiviseringsmuligheter, er fakturering og betalingsoppfølging. Vi har alle opplevd kunder som ikke gjør opp for seg eller som betaler lenge etter forfallsdato. For mindre bedrifter med begrenset likviditet kan dette skape store problemer og i verste fall føre til kroken på døren. Samtidig er det å drive inn forfalte krav noe som ofte blir nedprioritert og bare blir gjort nå og da, noe som er uheldig, ikke bare for likviditetssituasjonen, men all statistikk viser også at jo tidligere ute man er med å sette iverk en inndrivelsesprosess, jo større sjanse er det for å få oppgjør for kravet sitt.

De fleste leverandørene av online regnskapssystemer tilbyr også faktura-service og betalingsoppfølging som er tett koplet opp mot regnskapssystemet. Dvs. at leverandøren sender ut fakturaen for deg og automatisk følger opp hele veien frem til kunden faktisk betaler. Purring og eventuell iverksettelse av inkasso skjer uten at du trenger å foreta deg noe. Dette frigir tid du kan bruke til å konsentrere deg om din kjernevirksomhet, men det gjør også at du er sikret en profesjonell saksgang, uten at du trenger å legge tid og resurser i prosessen.

Andre webbaserte administrative tjenester
Det er naturligvis ikke bare regnskap og fakturering som kan gjøres online. En rekke andre administrative verktøy lar seg med fordel flyttes over på en webbasert plattform. Forretningskritiske verktøy som prosjektstyring, timeregistrering og CRM er ting som det kan være mye å spare på å ha tilgjengelig online. Ut over at man har tilgang til alle verktøyene, uansett hvor i verden man måtte befinne seg, slipper man kostnader til installasjon, drift og oppgradering av programvaren. For små bedrifter uten noen egen IT-avdeling er det siste et viktig argument for å gå fra lokalt installerte til webbaserte applikasjoner.

Valg av leverandør
Det finnes flere aktører på markedet som tilbyr typiske kontorstøtte-applikasjoner online. Det er ikke alltid enkelt å holde oversikten eller vite hvem man bør velge. Noen faktorer det kan være verdt å ta med i beslutningsgrunnlaget er:

* Hvor mange forskjellige tjenester tilbyr leverandøren? Det kan ofte være en fordel å velge en leverandør som tilbyr alle de tjenestene du ønsker å utføre online. Da får du som oftest uproblematisk og sømløs overføring av data mellom systemene og slipper å rote med overføring av data mellom leverandører. I tillegg er det en fordel å bare ha enn leverandør å forholde seg til, når du har behov for support og brukerstøtte.

* Hvor stabil er leverandøren? Det kan fort bli kostbart å velge en upålitelig leverandør. Husk at du legger mye av dine virksomhetskritiske data i fanget på leverandøren. Du bør derfor kunne stole 100% på denne og være sikker på at leverandøren ikke er en døgnflue, men fortsette å tilby sine tjenester i lang tid fremover. Å måtte bytte leverandør kan fort bli veldig tidskrevende og kostbart.

* Hvordan er tilgangen til kundeservice? Norske leverandører er kanskje ikke alltid rimeligst på pris, men minst like viktig er det hvor tilgjengelig leverandøren er når du trenger hjelp. Det å spre noen hundrelapper i måneden på å velge en utenlandsk leverandør som ikke er tilgjengelig på telefon når du trenger det, kan fort bli kostbart.